Belediye İşlemlerinin Dijitalleşmesi ve E-Denetim

  • Mevzuat Tarihi03.01.2021
  • KurumŞükrü ACIELMA

Bu çalışmada dijital uygulamaların yerel yönetimlere etkisi anlatılarak, EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ve Resmi Yazışma Kuralları, e-belediye kavramı, İçişleri Bakanlığı e-belediye bilgi sistemi uygulaması ve yerel yönetimlerde e-belediye uygulamalarına paralel olarak belediyelerin dış denetiminin de elektronik ortamda gerçekleştirilmesi (e-denetim, geleneksel denetim ve modern (e-denetim) denetim karşılaştırması konuları anlatılmaktadır.

BELEDİYE İŞLEMLERİNİN DİJİTALLEŞMESİ VE E-DENETİM

Şükrü ACIELMA

İçişleri Bakanlığı Kontrolörü

Yerel Yönetimler Uzmanı

1.Giriş

Tüm Kamu kurumları gibi Belediyeler de faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgeleri, işlemlerinin kanıtı olarak belirli bir süre saklamakla yükümlüdürler. Belediyelerde işlem gören belge sayısı giderek artmaktadır. Bu artış, bir yandan kurumların üst yöneticilerini belge imzalamaya daha fazla zaman ayırmak zorunda bırakırken, diğer yandan mevcut belge yığını içerisinde ihtiyaç duyulanların bulunup çıkarılmasına ve istendiği şekilde kullanılmasına ilişkin süreçlerin yönetimi de güçleşmektedir. Bu da belge yönetiminin önemini artırmaktadır. Bu kapsamda Elektronik Belge yönetimi ve yönetim sistemleri giderek önem arz etmektedir. Günümüz teknoloji çağında internet ve mobil uygulama kullanımlarının tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de artması vatandaşların hizmet sunum tarzında bazı yenilikleri kaçınılmaz kılmıştır. Vatandaşların gerek kamudan gerekse de yerel yönetimlerden aldığı hizmetleri 7/24 esasına göre kesintisiz, hızlı, verimli, her an ulaşılabilir ve en az maliyetle talep etmesi; kamuda e-devlet uygulamalarını doğururken belediyelerde de e-belediye ve farklı e-belediye uygulamalarını ortaya çıkarmıştır. Teknoloji çağında hizmet sunum şekli ve kalitesi giderek değişmekte hayatımıza e-devlet, e-belediye, Elektronik Belge Yönetimi, elktronik başvuru, elektronik onay, e-denetim gibi yeni kavramlar girmektedir. Dijital bir çağda yaşıyoruz bu da tüm alanlarda olduğu gibi belediyecilikte de belediye hizmetlerinin dijitalleşmesini, e-belediyecilik ve e-belediye uygulamalarını kaçınılmaz kılmaktadır. İşte tüm bu nedenlerle makalemizde yeni bir alan ve geleceğin alanı olduğunu düşündüğüm e-belediye, e-belediye uygulamaları, EBYS, e-denetim gibi yeni kavramlar üzerinden yeniçağın belediyecilik anlayışını incelemeye ve birlikte anlamaya çalışacağız.

2. E-Belediye Kavramı ve Yerel Yönetimlerde E-Belediye Uygulamaları

Belediyeler kamu hizmetlerinin sunumunda halka en yakın birimlerdir. Bu özellik kamu hizmeti verme noktasında yerel yönetimlere halkın yoğun olarak başvuruda bulunmalarına neden olmaktadır. Belediyelerin vatandaşlardan gelen bu başvurulara hızlı ve daha az maliyetle cevap verebilmeleri; e-belediye uygulamalarına ve teknolojik altyapı yatırımlarına yatırım yapmalarını zorunlu kılmaktadır. E-belediye uygulamasını E-devlet uygulamalarının belediyelere uygulanmış hali olarak tanımlamak mümkündür. E- belediye, belediyelerin görev ve hizmetlerinin internet ortamında online olarak vatandaşlara sunulması şeklinde de tanımlanabilir. E-belediye sadece belediye hizmetlerinin elektronik ortama taşınması işlemi değil, e-devlet uygulaması ile entegre olarak çalışan, dijital uygulamaların kullanılması yolu ile belediyelerin hizmet kapasitesini ve hızını arttıran, şeffaf, denetlenebilir ve hesap verebilir bir yönetimin oluşmasına katkı veren, belediyelerde verimlilik ve etkinliği sağlayan bir yönetim sistemidir. (Acılar, 2012: 130-131).

E-belediye ile ilgili ilk uygulama örnekleri Almanya’nın Duisburg, Hollanda’nın Tilburg, Danimarka’nın Farum, İngiltere’nin Braintree ve ABD’nin Phoenix şehirlerinde uygulanmıştır. Bu uygulamaların ortak noktası vatandaş merkezli yönetim, yeni bütçe sistemleri, kamuoyu ile etkili iletişim, yerel vergilerin düşürülmesi, hizmette yerellik ilkesine öncelik verilmesi, gönüllük ve katılıma dayalı bir yerel yönetim anlayışının uygulanmasıdır (Şat, 2008: 212).

Türkiye’de ise özellikle 2001 yılından sonra yerel yönetimlerle ilgili birçok e- belediye projesinin hayata geçirildiği görülmektedir. Bunlardan en önemlisi; Türkiye Belediyeler Birliğinin belediyelerin mali ve idari işlemlerini takip edebilmeleri, vatandaşa güvenli, hızlı, kaliteli ve kesintisiz hizmet sunabilmelerini sağlamak amacıyla 2011 yılında açık kaynak kodlu, web tabanlı bir bilişim projesi olan BELBİS Projesini hayata geçirmesidir. Son olarak İçişleri Bakanlığı tarafından geliştirilen e-Belediye Bilgi Sistemi ile tüm belediyeler için merkezi (standart) bir e-belediye uygulaması geliştirilmiş, bilgilerin etkili bir şekilde değerlendirilmesini sağlamak ve hizmetlerin hızlı sunulmasına yardımcı olmak amaçlanmıştır.

Hiç şüphesiz teknolojide yaşanan hızlı dönüşümün en çok etkilediği kurumların başında yerel yönetimler gelmektedir. Çünkü yerel yönetimler vatandaşların kamu hizmetlerine ulaşımında kullandığı ilk basamaktır. Dolayısıyla vatandaşların yerel yönetimlerden beklentileri kent yaşamının da etkisiyle hızla değişmektedir. Belediyelerde bu değişime ayak uydurabilmek için teknolojik alt yapılarını yenilemekte, internet teknolojisi ve dijital uygulamalardan daha fazla yararlanmaktadır. Geniş bir uygulama alanı bulan ve her geçen gün daha da gelişen e-belediye uygulamalarının belediyeler ve vatandaşlar için birçok yararı mevcuttur. Bunlardan bazıları şöyledir;

2.1. E-belediye Uygulamalarının Yararları

* Uygulamalarda yeknesaklığın oluşması

* Belediyelerin hizmet kalitesinin, verimliliğinin ve etkinliğinin artması

* Vatandaş odaklı hizmet anlayışının gelişmesi

* 7/24 kesintisiz hizmet verilebilirliğin sağlanması

* Şeffaf ve hesap verebilir bir yönetim modelinin oluşması

* Bürokrasinin ve kırtasiyeciliğin aşılması, işlemlerin hızlanması

* Kağıt ve zaman israfının azalması

* Belediyecilik maliyetlerinin(ısıtma, personel maaşı vs.) düşmesi

* Denetlenebilirliğin artması

Yerel yönetimlerde bürokrasi ve kırtasiyeciliği azaltmak, kaynak ve zaman tasarrufu sağlamak amacıyla yerel kamusal hizmetlerinin büyük bir çoğunluğu belediyelerimizce elektronik ortama taşınmış ve yerel yönetimlerde çok çeşitli e-belediye hizmetleri uygulanmaya başlamıştır. Ülkemizde belediyeler tarafından sıklıkla uygulanan e-belediyecilik hizmet örneklerinden bazıları şunlardır;

* Araç takip sistemi, akıllı sinyalize kavşaklar, trafik ve hava durumu bilgisi, trafik canlı yayın kameraları, coğrafi bilgi sistemi, MOBESE uygulamaları

* Elektronik belge yönetim sistemi

* Hafriyat, atık takip ve kontrol takip sistemi, tıbbi atık yönetim sistemi

* Belediye birimlerine online hizmet başvurusu

* Online emlak ve çevre temizlik vergisi ödeme

* Kent bilgi sistemi

* Nöbetçi eczane ve fırınlar

* Ruhsat başvurusu

* Arsanın pafta, ada veya parsel no bilgisini girerek imar durumunu öğrenme

* Belediye meclis kararlarını, faaliyet ve denetim raporları, bütçe ve kesin hesabın halka duyurulması, meclis toplantılarının canlı yayınlanması

* Evlendirme işlemleri

* Mezarlık bilgi sistemi

* Cenaze hizmetleri

* Abonelik açma kapama işlemleri

 2.2. İçişleri Bakanlığının E-Belediye Bilgi Sistemi

Özellikle 15 Temmuz hain darbe girişimi sonrası veri güvenliğinin ne kadar önemli olduğunun anlaşılması ve belediyelerin kullandıkları yazılım ve programlarda yeknesaklığın olmaması ve belediyelerin kullandıkları yazılım ve programlar için ciddi kaynaklar ayırmaları gerekmesi gibi nedenler; e-belediye uygulamalarının bütün belediyelerde yaygınlaştırılması ve bunun tek elden merkezi seviyede koordine edilmesini karşımıza bir zorunluluk olarak çıkarmıştır. Tam da bu noktada e-belediye bilgi sistemi projesi, belediyelerin mali ve idari işlemlerini takip edebilmelerini, vatandaşa güvenli, hızlı, kaliteli ve kesintisiz hizmet sunabilmelerini sağlamak amacıyla 2017 yılında İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığınca  geliştirilen, web tabanlı bir bilişim projesi olarak ortaya çıkmıştır. E-Belediye Bilgi Sistemi ile amaçlanan tüm belediyeler için merkezi (standart) bir e-belediye uygulaması geliştirmek, bilgilerin etkili bir şekilde değerlendirilmesini sağlamak, personele uygulamalı eğitim vermek ve hizmetlerin hızlı sunulmasına yardımcı olmaktır. E-Belediye Bilgi Sistemi, vatandaşlara hizmet odaklı yerel yönetim anlayışına uygun olarak belediye hizmetlerinin hızlı, güvenli ve kesintisiz verilmesini sağlayarak belediyelerin ortak bir platformda buluşturulmasına da imkân sağlamaktadır. Bu sistem, 5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun Ek Madde 3 maddesinde “belediyeler, mevzuatla kendilerine verilen görev ve hizmetlerin yürütülmesi ve vatandaşlar tarafından yapılan başvuruların sonuçlandırılması amacıyla her türlü idari iş ve işlemin yürütüldüğü e-belediye bilgi sistemini kullanır. E-belediye bilgi sistemini kurmaya, işletmeye, veri saklama, veri iletimi ve veri paylaşımı ile ilgili politikaları tespit etmeye, çalışma usul ve esaslarını belirlemeye ve bu sistem ile ilgili merkezî bir hizmet standardizasyonu oluşturmaya İçişleri Bakanlığı yetkilidir.” amacı doğrultusunda geliştirilmiştir. 5393 Sayılı Kanun’un geçici 10. maddesi ile “Belediyeler, e-Belediye Bilgi Sisteminin kurulduğuna dair bildirimin İçişleri Bakanlığı tarafından yapılmasından itibaren e-belediye bilgi sistemi ile ilgili çalışmaları bir yıl içinde tamamlar. Benzer sistemi kullanan belediyeler, sistemlerinde bulunan ve e-belediye bilgi sistemi için gerekli olan verileri e-belediye bilgi sistemini kullanmaya başladıkları tarihten itibaren bir yıl içinde e-belediye bilgi sistemine aktarır. İçişleri bakanı, gerektiğinde bu süreyi bir katına kadar uzatabilir.” denilerek e-Belediye Bilgi Sistemi kanunlaştırılmış ve tüm belediyelerin e-Belediye Bilgi Sistemine dâhil olması zorunlu hale getirilmiştir. İçişleri Bakanlığı 2021 yılı güncel verilerine göre; e- belediye sistemini; 18 Büyükşehir Belediyesi, 35 İl Belediyesi, 585 İlçe Belediyesi, 151 Belde Belediyesi, 15 Su ve Kanalizasyon İdaresi ve 6 Birliğin kullandığı, 12 Büyükşehir Belediyesi, 16 İl Belediyesi, 334 İlçe Belediyesi, 246 Belde Belediyesi, 15 Su ve Kanalizasyon İdaresi ise henüz e- belediye sistemini kullanmamaktadır. Kullanıma açık olan modüller şunlardır; Muhtar bilgi sistemi modülü, Personel Alım İlan Modülü, Eğitim Takip Modülü, Makine İkmal Modülü, Taşınır Mal Modülü, Stratejik Plan Modülü, Analitik Bütçe Modülü, Evlendirme Modülü, Doküman Yönetim Sistemi Modülü, Personel Hizmet Alım Modülü, Kimlik Paylaşım Sistemi Modülü, Bordro Modülü, Harcama Modülü, Üst Yapı Modülü, Personel Kadro Modülü, Araç Hak Mahrumiyeti Modülü, İstek/Şikayet Modülü, Ajanda Modülü, Analitik Muhasebe Modülü, Tapu ve Kadastro Paylaşım Sistemi Modülü, Sosyal Yardım Takip Sistemi Modülü, Karar Organları Modülü, Ruhsat Modülü, Performans Esaslı Bütçeleme Modülü, Altyapı Modülü, Varlık Muhasebesi(Amortisman) Modülü, Taşınmaz Mal Modülü, Yetki Modülü ve EBYS Modülüdür.

Ücretsiz olarak sunulan, uzman bir ekip ile kesintisiz bir şekilde eğitim ve destek hizmetlerinin verildiği uygulama, belediyelerin yönetim bilgi sistemi ihtiyacını karşılamaktadır. Projenin bakım ve onarımı, projeye yeni modüllerin eklenmesi ve uygulamayı kullanmak isteyen belediyelerin veri aktarım ile ilgili faaliyetleri İçişleri Bakanlığı tarafından koordine edilmektedir. E-Belediye Bilgi Sistemi uygulaması, modüler yapıda ve gelişmeye açık ortak sistem altyapısına sahiptir. E-Belediye Bilgi Sisteminde 63 adet modülün aktif olarak hazır hale getirilmesi amaçlanmış, 45 adet modülün İçişleri Bakanlığı tarafından ve 18 adet modül ise Çevre ve Şehircilik Bakanlığı tarafından hazırlanması kararlaştırılmış ve 30 modül aktif olarak kullanıma sunulmuştur. Sistemin tüm modülleri, birbiriyle entegre çalışmakta; diğer kurum ve kuruluşlarla da veri paylaşımında bulunulmaktadır.

İçişleri Bakanlığı tarafından hayata geçirilen e-Belediye Bilgi Sisteminin en önemli yararı, kullanıcı hatalarının önüne geçmesi ve standardizasyonu sağlamasıdır. Proje ile belediyelerin katlanacakları maliyetlerin ortadan kaldırılması, modüller arası entegrasyonun oluşturulması, kurumlar ve e-devlet ile entegrasyonun sağlanması, belediyelerde kullanılan tüm standart formların sistemden verilebilmesi ve sistem kullanıcılarının mevzuata uygun hareket etmelerinin zorunlu hale getirilmesi de hedeflenmektedir. İçişleri Bakanlığınca; E- Belediye Bilgi Sistemi ile yılda yaklaşık 3 milyar TL kaynak tasarrufunun sağlanması hedeflenmektedir. E –Belediye Bilgi Sisteminin belediyelere sağladığı birçok yarar bulunmakla birlikte bazıları şunlardır;

* Belediyelerin ortak bir platformda buluşturulmasına imkân sağlamaktadır.

* Tüm belediyelerin sisteme entegre olması ile İçişleri Bakanlığının tüm kurumlarla olan entegrasyonlarına otomatik olarak erişimleri sağlanmaktadır.

* Aktif çalışan sistem öngörülmektedir. Bir sistem durduğunda diğer sistem anında devreye girmektedir. Bünyesinde Felaket Kurtarma Merkezi (FKM) fizikî sunucularda tutulmaktadır.

* Belediye başkanına, belediye alt birimlerini yönetme kolaylığı sağlamaktadır.

* Kaynak, zaman ve personel tasarrufu sağlamaktadır.

* Kırtasiyeciliğin ve bürokrasinin azaltılmasını sağlanmaktadır.

* Hizmetlerde standart ve şeffaflık sağlayarak; yatırımların hızlandırılması katkı vermektedir.

* Belediye hizmetlerinin, faaliyetlerinin, iş ve işlemlerinin anlık raporlanabilmesi sağlanmaktadır.

* Zaman ve mekândan bağımsız olarak yönetme, hizmet sunma ve vatandaşın hizmete erişimi imkânı sağlanmaktadır.

* Belediyelerin tüm işlemlerinin elektronik ortamda kesintisiz yapılabilmesi sağlanmaktadır.

* Belediyelerin her türlü ihtiyaçlarına göre standart yazılımlar ve güncellemeler sağlanmaktadır.”

* Elektronik ortamda belediyelerin denetlenebilmesi imkanı sağlamaktadır.

E-Belediye Bilgi Sisteminin belediyelere sunduğu tüm bu faydalar; önümüzdeki yıllarda yerel hizmetlerinin birçoğunun internet üzerinden e- belediye uygulamaları ile vatandaşların hizmetine sunulabilmesini ve belediyelerin denetimlerin elektronik ortamda yapılmasını mümkün kılmaktadır.

3. EBYS ve Belediyelerdeki Güncel Durum

Bilişim teknolojilerinin kamu kurumlarında yoğun şekilde kullanılmaya başlanmasıyla birlikte, belge tutma ve saklama faaliyetleri elektronik ortamda yürütülmeye başlanmıştır. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin tanımlar kısmında; Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken hazırladıkları ve faaliyetlerinin delili olabilecek e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistem olarak tanımlanmıştır. Yönetmeliğin amaç başlığında belirtildiği gibi EBYS(Elektronik Belge Yönetim Sistemi)’ne geçişle birlikte; yapılacak yazışmaların güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılması, bilgi veya belge alışverişinin, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesi ve uygulama birliğinin sağlanması hedeflenmiştir.

10 Haziran 2020 de yayınlanarak yürürlüğe giren Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile; artık kamu kurum ve kuruluşlarının tüm ürettikleri belgeleri elektronik ortamda üretmeleri, zorunlu ve olağanüstü durumlar dışında kağıt belge üretilmemesi ve kendi aralarında ve vatandaşla yapacakları yazışmaları elektronik ortamda yapmaları zorunlu tutulmuştur. Öyle ki yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce kurulan EBYS’lerin idarelerce altı ay içinde bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu hâle getirilmesi gerektiği ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin, elektronik ortamda gönderilmesi ve alınması işlemlerini sağlamak amacıyla yetki verilmiş üçüncü taraf aracılığıyla oluşturulacak kullanıcı hesaplarını temin etmeyen idarelerin bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren üç ay içinde kullanıcı hesaplarını temin ederek DETSİS’e kaydedecekleri ve faal olarak kullanımını sağlamaları gerektiği hükme bağlanmıştır. Ancak bir çok belediyenin henüz EBYS sistemini tam olarak kullanmadığı, bir çoğunun ise yalnızca kendi içinde kullanabildiği diğer kamu kurum ve kuruluşları ile veri ve belge paylaşımını sağlayacak sistem için anlaşma yapmadıkları ve sistemleri kurmadıkları için KEP üzerinden veri ve belge gönderme, alma ve paylaşma işlemi gerçekleştiremedikleri görülmektedir. İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından hazırlanan ve 13.11.2017 tarihinde onaylanan e-belediye bilgi sisteminde 63 Modülün oluşturulması hedeflenmiş bunlardan 2020 yılı sonu itibariyle EBYS modülü de olmak üzere ancak 30 adetinin oluşturulabildiği bunun dışındaki modüllerin ise henüz oluşturulamadığı anlaşılmaktadır. Bunun yanında oluşturulan EBYS modülünün belediyeler tarafından kullanılması için gerekli teknolojik altyapının oluşturulmasının ve belediye personelinin EBYS kullanımı konusunda eğitimlerinin henüz tamamlanamadığı görülmektedir. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik 10 Haziran 2020 de gürürlüğe girmiş ve yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce kurulan EBYS’lerin idarelerce altı ay içinde bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu hâle getirilmesi gerektiği ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin, elektronik ortamda gönderilmesi ve alınması işlemlerini sağlamak amacıyla yetki verilmiş üçüncü taraf aracılığıyla oluşturulacak kullanıcı hesaplarını temin etmeyen idarelerin bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren üç ay içinde kullanıcı hesaplarını temin ederek DETSİS’e kaydedecekleri ve faal olarak kullanımını sağlamaları gerektiği hükme bağlanmış olmasına rağmen İçişleri Bakanlığının Belediyelerde EBYS kurulumlarını ve kullanıcı eğitimlerini tamamlayamadığı için birçok belediyenin aktif olarak EBYS’ye geçemediği hala eski mevcut proğramlarını kullandıkları ve yazışmalarını fiziksel ortamda üretmeye devam ettikleri görülmektedir. En kısa zamanda gerekli teknolojik altyapının oluşturulması ve kullanıcı eğitimlerinin tamamlanarak belediyelerin aktif ve etkin olarak EBYS’yi kullanmasıyla birlikte belediyeler birçok maliyetten kurtulacaklar, vatandaşa kısa sürede cevap verebilecekler ve bu da hizmet kalitesini artıracaktır.

4. Belediyelerin Dış Denetimi ve E-Denetim

Denetimi; yapılan iş ve eylemlerin önceden belirlenmiş hedef ve amaçlara, mevzuat hükümlerine uygun olup olmadığının ortaya konması faaliyeti olarak tanımlamak mümkündür. Belediyelerin denetiminden söz ettiğimizde ise iç ve dış denetim, vesayet denetimi gibi kavramlar karşımıza çıkmaktadır. İç denetim dediğimizde; 5018 sayılı kanunda tanımlanan iç kontrol birimlerince, iç denetçiler vasıtasıyla ve hiyerarşik denetim, Belediye Başkanının denetimi gibi birçok aşamayı ifade etmektedir. Vesayet denetiminde ise Anayasanın 127. Maddesi gereğince merkezi yönetimin yerel yönetimler üzerindeki denetim yetkisini anlamaktayız ki buna aynı zamanda dış denetim de demek mümkündür. Yerel yönetimler üzerinde dış denetim Sayıştay Başkanlığı ve İçişleri Bakanlığınca gerçekleştirilmektedir. Sayıştay, Sayıştay denetçileri eliyle yerel yönetimlerin mali denetimini gerçekleştirirken,  İçişleri Bakanlığı; Mülkiye Müfettişleri ve Mahalli İdareler Kontrolörleri aracılığıyla; araştırma, ön inceleme, seçilmiş organları görevden uzaklaştırma, teftiş gibi araçlarla idari denetim gerçekleştirmektedir. Hem Sayıştay hem de İçişleri Bakanlığınca gerçekleştirilen denetim faaliyetleri denetim elemanlarınca geleneksel usule göre, belli yıl aralıklarında, belediyelerce üretilen kağıt belgeler üzerinden gerçekleştirilmektedir. Yerel yönetimler üzerinde henüz elektronik denetim uygulaması söz konusu değildir. Sayıştay Başkanlığı bir çok denetçinin Covid-19 hastalığına yakalanması ve 2020 yılında pandeminin de getirdiği koşullar nedeniyle yerinden denetim gerçekleştirmemiş belediyelerden tüm verilerini elektronik ortamdan göndermelerini istemiş ve denetçilere evlerinden elektronik denetim imkanı sunmuştur. Bu gelişme denetim ve elektronik denetim ya da denetimin dijitalleşmesi adına önemli bir adım ve gelişmedir.

Kamu denetimi adına çok miktarda bilgiye ve veriye ulaşım, zaman içinde geleneksel denetimin yetersiz kalmasına neden olmuş ve dijitalleşmenin yaygınlaşmasıyla birlikte, daha hızlı, güvenilir, kontrol edilebilir ve sürekli denetim ihtiyacını doğurmuştur. Denetimin sürekli hale gelmesi ve denetimde elektronik verilerin kullanılması denetimi farklı bir boyuta taşıyacaktır. Elektronik veriler hem zamanında ve kesin hem de saklanması ve erişilmesi kolay verilerdir. Sürekli denetimin gerçekleştirilebilmesi için öncelikli olarak teknoloji yatırımlarının ve denetçilerin yeteneklerinin geliştirilmesi gerekmektedir. Çünkü, sürekli denetimin hayata geçirilebilmesi için ön şart, denetim ekibinin teknoloji alanında gerekli bilgi ve tecrübeye sahip olmasıdır.

Dijitalleşme, ulaşılabilir verilerin ve mevcut kaynakların (dosyalar, dökümanlar veya süreçler) bir bilgisayar aracılığı ile okunabilecek ve işlenebilecek şekilde dijital ortama aktarılması sürecini ifade etmektedir. Dijital dönüşümle artan dijital faaliyetler denetim mesleğinde de değişimi ortaya koymuştur. Elektronik ortamda kayıt altına alınan çok sayıda verinin geleneksel yöntemlerle denetlenmesinin mümkün olmadığı günümüzde, daha kaliteli ve sürekli bir denetim için kanıt toplama, değerlendirme ve yürütülen denetim sürecinde bilgi teknolojilerinin kullanılması kaçınılmazdır. Bugün, elektronik ortamda denetim için gerekli olan bilgi ve veriler bulunmaktadır. Bu verileri makul bir sürede yönetmek, işlemek, analiz etmek ve kullanılabilir çıktılar üretmek için teknolojiler bulunmaktadır. İnsan faktörü denetim sürecinin geçerliliğinin nihai garantörü olarak kritik önemini korumaktadır. Bu nedenle dönüşen denetim süreci açısından, denetçilerin yetkinlikleri de geliştirilmelidir. Temel olarak, bilgi teknolojisi denetçinin çalışmasını kolaylaştırmak için bir araçtır. Böylelikle, denetçi daha fazla etkin olacaktır ve iş yükü azalacaktır.

2019 yılı itibarıyla 4.38 milyar internet kullanıcısı vardır ki bu rakam dünya nüfusunun yaklaşık %60’ına tekabül etmektedir. Mekâna bağlı olmaksızın her yerde akıllı telefonlar, tabletler ve diğer cihazlar yardımıyla internete bağlanmak için baz istasyonları üzerinden veri alışverişine imkân tanıyan mobil internet kullanıcısı sayısı ise 3.98 milyardır. Bu rakamlar geçmiş yıl verileriyle kıyaslandığında 2019 yılında artış göstermiştir. Grafiğin artan ivmesi düşünüldüğünde gelecek yıllarda internet kullanıcılarının sayısının önceki yıllara göre daha da artacağı söylenebilir Dijitalleşmedeki son ilerlemelerin, çalışanların yürüttüğü işler ve ürünlerle ilgili teknolojiler üzerinde de önemli etkileri olmuştur. Önümüzdeki 10 ila 20 yıl içinde, işlerin %47’sinin otomatik veya robotik olarak yapılacağı öngörülmektedir Dijitalleşmenin denetim mesleği için hem fırsatlar hem de zorluklar içerdiği açıktır ve dijital dönüşüm devam eden bir değişiklik olduğundan etkileri süreklidir. (Bozkanat, 2019:1).  

Dijitalleşme ile gelen çeşitli teknolojik yenilikler denetim alanına büyük katkılar sağlayacaktır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz;

* Önceden analiz yapabilme imkanı

* Hızlı ve karşılaştırmalı veri analizi

* Bütün verilerin incelenebilme imkanı

* Risklerin daha kısa sürede görülüp müdahale edilebilme imkanı

* Aykırı durumların anında tespiti

* Gerçek zamanlı bulgu paylaşma imkanı

* Gelişmiş içerikli ve detaylı analizler

* Denetimde kısıtlı zamanın iyi kullanılabilme imkanı

* Gelişmiş denetim teknik ve prosedürlerinin uygulanabilmesi

Tablo.Geleneksel Denetim İle E-Denetim(Dijital Denetim)’in Kıyaslanması

GELENEKSEL MANÜEL DENETİM

E-DENETİM-MODERN DENETİM

Gerçek kişilerce, denetim elemanlarınca gerçekleştirildiğinden hazırlanan finansal tablolar ve yapılan işlemlerde, dijital ortamda elde edilen finansal tablolara göre hata yapma ihtimali daha fazladır.

Risk durumlarının sistem tarafından önceden belirlenip düzeltilmesi ve olası kontrol risklerinin sıfıra indirgenmesini amaçlayan risk odaklı ve olabilecek hataların olmadan önüne geçebilmeyi amaçlayan bir denetim vardır. Hata ihtimali daha azdır.

Denetimler genel anlamda dosya üzerinden ve bizzat denetçiler tarafından yapılır. Kâğıt üstünde bir denetim olduğu için kâğıt israfı fazladır. Maliyeti yüksek bir denetimdir.

Sürekli denetim ile sensörler sayesinde oluşabilecek aksaklıkların, meydana gelebilecek kayıplar anında düzeltilir. Kağıt kullanımı olmadığından israfı da olmaz. Maliyeti düşüktür.

Geriye dönük olarak ve eldeki belgeler üstünde bir denetim olduğu için genellikle işlemler gerçekleştikten yıllar sonra, denetim elemanlarınca aralıklı raporlama yapılır ve zamansal kayıplara sebep olur ayrıca hata ve hilelerin belirlenebilmesi daha zordur.

Kontrol ve risk analizlerinin otomatik olarak gerçekleştirilmesiyle oluşabilecek hataları geleceğe dönük bir şekilde tespit eden ve kısa süre içinde raporlayan ve daha hızlı sonuç veren bir sistem olduğundan da zamansal kayıplar önlenir.

Gerçek kişilerce; denetim elemanlarınca periyodik olarak denetim raporları hazırlanarak analizler yapılır, dolayısıyla kapsamlı bir denetim sağlamaz.

Çağdaş yöntemlerle ve dijital çağın gereklerine uygun olarak; sistemli, planlı, programlı ve kapsamlı şekilde her işlemin her aşamada kontrol edilebilmesini sağlayan bir denetim yapılır.

Kurumsal hafızanın sürekliliğini sağlayacak uygun bir veri setinin elde edilmesinde aksaklıklar ortaya çıkabilir. Bu durum kurumsal performansın stratejik amaç ve hedefler ile uyumunun denetimini olumsuz etkileyebilir.

Kurumsal bilgi hafızasının oluşumunu tam zamanlı sağlayabilme olanağı elde edildiğinden kurumsal performansın seyri hakkında tam zamanlı, anlık ve güvenilir bilgi akışı sağlanabilir.

Denetim elemanlarının sayısı ve bütçe gibi kısıtlar nedeniyle daha uzun aralıklarla denetim gerçekleştirilir bu da denetimin etkinliğini azaltır.

Denetim elktronik ortamda gerçekleştirildiğinden maliyeti daha azdır ve daha kısa sürelerle hatta anlık denetim imkanı sunduğundan denetimin etkinliği artar.

Pandemi de göstermiştir ki önümüzdeki dönemde birçok alanda olduğu gibi denetim alanında da denetimin dijitalleşmesi, e-denetim kavramlarını daha fazla duymaya başlayacağız. Birçok faaliyetin elektronik ortamda gerçekleştiği çağımızda denetimin hala geleneksel ve manüel olarak yürütülmeye çalışılması sürdürülebilir ve ekonomik bir yaklaşım olmaktan çok uzaktır. Denetim kurullarının ve denetim elemanlarının gelişen çağa ayak uydurarak kendilerini yenilemeleri, denetimin dijitalleşmesi ve e-denetime geçmeleri artık kaçınılmaz bir gerçekliktir. Bu bağlamda İçişleri Bakanlığına çok iş düşmektedir zira hem e-belediye projesinin uygulayıcısı olması hem de Belediyelerin vesayet denetimini gerçekleştirmesi nedeniyle, belediyelerin bir an önce e-belediye uygulamasına geçişleri tamamlanarak EBYS’yi tam anlamıyla kullanmaları sağlanmalıdır. İçişleri Bakanlığında görev yapan Mülkiye Müfettişi ve Mahalli İdareler Kontrolörü sayısı sınırlıdır ve belediyelerin sürekli denetimi için yetersizdir. Belediyeler üzerinde araştırma, inceleme, ön inceleme ve teftiş görevleri yürüten İçişleri Bakanlığında görev yapan Mülkiye Müfettişi ve Mahalli İdareler Kontrolörlerince daha etkin, verimli, sürekli ve ekonomik bir denetim gerçekleştirilebilmesi için; İçişleri Bakanlığı E-Belediye Bilgi Sistemi üzerinde “Denetim Modülü” açılmalı, e-imza temin edilmeli, e-denetim konularında eğitim verilmeli ve Mülkiye Müfettişi ve Mahalli İdareler Kontrolörlerine tanımlanmalı ve belediyeler üzerinde e-denetime geçilmelidir. İçişleri Bakanlığınca e-denetime geçilmesi ile belediyeler üzerinde daha etkin ve düzenli bir denetim gerçekleştirilmesi mümkün olacak, ayrıca denetimin maliyeti düşecek, belediyeler daha kısa aralıklarla denetleneceğinden hatalar büyümeden anında düzeltilebilecektir.

5. Sonuç

Dijital bir çağda yaşıyoruz. İnsanların internet ve mobil uygulamaları kullanma yetenek ve kabiliyetleri gün geçtikçe artmakta ve dijital bir nesil gelmekte bu da kamu ve yerel hizmetlerin de sunum şeklinin kaçınılmaz olarak daha fazla dijitalleşmesini gerektirmektedir. Belediyeler gün geçtikçe dijital çağa ve dijitalleşmeye daha fazla adapte olmakta ve ayak uydurmaktadır, uydurmakta zorundadır. Bu kapsamda belediyelerin hizmet sunumlarında e-belediye uygulamaları, EBYS gibi kavramlar gittikçe önem kazanmaktadır. Bunun en büyük kanıtı ise İçişleri Bakanlığının konunun önemini anlayarak E-Belediye Bilgi Sistemini kurması ve bunu kanunlaştırması, belediyelerin e-belediye sistemini kullanımlarının zorunlu tutulmasıdır. İçişleri Bakanlığınca e-belediye sisteminin kurulması ve geliştirilmesi çok yerinde bir uygulama olmuştur. Öyle ki bu uygulama ile belediyeler ve kamu kurumları arasında koordinasyon ve iletişim sağlanacak, belediyecilik uygulamalarında yeknesaklık sağlanacak, belediyelerin bilişim altyapısı harcamalarında tasarruf sağlanacak, belge üretme, paylaşma, saklama ve yönetimleri belirli bir standarda kavuşmuş ve en önemlisi veri güvenliği sağlanmış olacaktır. Belediyeler ve belediyecilik hizmetleri dijitalleşirken belediyelerin iç ve dış denetimlerinin ise geleneksel denetimle devam etmesi mümkün değildir. Bu kapsamda hem belediyelerin kendi içlerinde yürüttükleri denetimlerin hem de belediyeler üzerinde İçişleri Bakanlığı ve Sayıştay’ca gerçekleştirilen denetimlerin dijitalleşmesi kaçınılmazdır. Önümüzdeki günlerde e-denetim ve denetimin dijitalleşmesi kavramlarını sıkça duyacağız.

YARARLANILAN KAYNAKLAR

5393 Sayılı Belediye Kanunu

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

İçişleri Bakanlığı İnternet sitesi

CELAYİR D.,CELAYİR Ç.(2020).  Dijitalleşmenin Denetim Mesleğine Yansımaları, 2019,

ASEAD CİLT 7 SAYI 6 Yıl 2020, S 128-148 

SARIÇİÇEK R. (2019). Dijital Çağda Denetim, 2019,https://www.researchgate.net/publication/33841246

ERDOĞAN O. (2019),  Yerel Yönetimlerde E-Belediye Uygulamaları: İçişleri Bakanlığı E-Belediye Bilgi Sistemi, 2019,  Süleyman Demirel Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi Y.2019, C.24, S.3, s.551-566.

ÖZEN A., GÜREL F. (2020),  Kamu Denetiminde Dijital Dönüşüm: Dijital İkiz Yöntemi.(2020),

 İzmir Sosyal Bilimler Dergisi Cilt:2, Sayı: 1,sayfa: 16-23


İlgili Kanun:

Belediye Kanunu


Yorumlar