Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı Tarafından 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü Maddesinin (f) Bendi Kapsamında Yapılacak İhalelere İlişkin Esaslar

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Esasların amacı, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu ihale Kanununun 3 üncü maddesinin (f) bendinde yer alan istisna kapsamında, finansmanının tamamı Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı tarafından karşılanacak ve sonuçlarından ilgili kamu kurum ve kuruluşları, üniversiteler, özel sektör ve sivil toplum kuruluşlarının faydalanacağı her türlü araştırma ve geliştirme faaliyetlerinde ihtiyaç duyulan hizmet alımları ile ilgili ihale süreçlerinde geçerli esasları belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Esaslar. 540 sayılı Devlet Planlama Teşkilatı Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 36 ncı maddesine göre finansmanının tamamı Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı tarafından karşılanacak ve sonuçlarından ilgili kamu kurum ve kuruluşları, üniversiteler, özel sektör ve sivil toplum kuruluşlarının faydalanacağı her türlü araştırma ve geliştirme faaliyetlerine ilişkin hizmetlerin, yerli ve/veya yabancı gerçek ve tüzel kişilerden 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (f) bendinde yer alan istisna kapsamında satın alımına ilişkin ihale süreçlerini kapsar.

Hukuki dayanak

MADDE 3- (1) Bu Esaslar 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (f) bendi ile geçici 4 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu Esaslarda geçen;

a) Araştırma grubu: Tanımlanmış görev alanlarında. Müsteşarlık tarafından belirlenen konu başlığı etrafında yürütülen serbest araştırma ve geliştirme faaliyetlerini yürütmek üzere üniversiteler, kamu araştırma kurumları, sivil toplum kuruluşları ve özel sektörde çalışan araştırmacılardan oluşturulan grubu,

b) Bakan: Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığının bağlı olduğu Bakanı,

c) Davet yöntemi: Yapılan ön çalışma sonucunda Müsteşarlık tarafından davet edilen isteklilerin teklif verebildiği yöntemi,

ç) Doğrudan alım yöntemi: Bu Esaslarda belirtilen hallerde ihtiyaçların, Müsteşarlık tarafından çağrılan isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği yöntemi,

d) Duyuru yöntemi: Bütün isteklilerin teklif verebildiği yöntemi,

e) Eşik değer: Müsteşarlığın teklifi üzerine ve doğrudan alım yöntemiyle sınırlı olmak üzere Bakan onayıyla her yıl en geç şubat ayı sonu itibarıyla belirlenecek tutarı,

f) Hizmet: Müsteşarlık tarafından yürütülecek araştırma ve geliştirme faaliyetleri kapsamındaki hizmetleri,

g) Hizmet sunucusu: Hizmet alımı ihalesine teklif veren gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri,

ğ) İdari şartname: İşin özelliğini ve ihale usulünü gösteren ve bu Esaslara aykırı olmayan hükümleri içeren belgeyi,

h) İhale yetkilisi: İhale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurullar ile usulüne uygun yetki devri yapılmış görevlileri,

ı) İstekli: Hizmet alımları ihalesine teklif veren tedarikçi veya hizmet sunucusunu,

i) Müsteşar: Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarını,

j) Müsteşarlık: Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığını,

k) Proje: Politika ve strateji geliştirme ve/veya mevcut politika ve stratejilerin uygulamaya konulmasında ihtiyaç duyulan alanlarda sosyal, iktisadi, kültürel ve teknolojik kalkınmaya ulusal ve evrensel ölçülerde katkı sağlaması beklenen politika önerilerini, kararları ve uygulama modellerini ortaya koymak üzere araştırma ve geliştirmeye dayanan faaliyetleri,

l) Proje iş tanımı: Yürütülmesine karar verilen projenin konusunu, amacını ve kapsamını, istenen sonuçlarını, işin zamanlamasını, bütçenin nasıl hazırlanacağını gösteren bilgileri, iletişim kurulacak ortakları, Proje Yürütme Komitesi ve diğer yetkililerin görev ve sorumluluklarını tanımlayan belgeyi,

m) Proje kavramsal çerçevesi: Yürütülmesine karar verilen projenin konusu. amacı, kapsamı, beklenen sonuçları ve tahmini maliyetini içeren kısa çalışmayı,

n) Proje Koordinatörü: Proje konusunu öneren harcama biriminde çalışan ve projenin yürütülmesini takip eden Müsteşarlık çalışanını,

o) Proje Yürütme Komitesi: Proje sahibi birimin en üst yöneticisi (genel müdür/daire başkanı), en üst yöneticiye yetki kademesinde en yakın daire başkanı/planlama uzmanı/sözleşmeli personel/planlama uzman yardımcısı/şube müdürü/diğer personel ile proje koordinatöründen ve gerekmesi halinde ilgili uzmanlardan oluşan; projenin genel koordinasyonu yanında, proje iş tanımını hazırlayan, projeyle ilgili araştırma ve geliştirme hizmetlerini sözleşme hükümlerine göre kontrol ve kabul eden komiteyi,

ö) Sözleşme: Hizmet alımlarında Müsteşarlık ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı,

p) Tedarikçi: Müsteşarlık tarafından yürütülecek projeler kapsamında ihaleye teklif veren gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri,

r) Teklif: Yapılacak ihalelerde isteklinin Müsteşarlığa sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri,

s) Teknik şartname: Projesi de dahil işin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren belgeyi.

ş) Yerli istekli: Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olan gerçek kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş olan tüzel kişileri.

t) Yönlendirme Kurulu: Müsteşarın yetkilendirdiği bir Müsteşar Yardımcısı başkanlığında diğer Müsteşar Yardımcıları ve Genel Müdürler ile projeyle ilgili Daire Başkanından oluşan ve proje konusunu, bütçe büyüklüğünü ve yürütme yöntemini belirleyen kurulu,

u) Yüklenici: Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan kamu kurum ve kuruluşları, dernek, vakıf, sivil toplum kuruluşları ile yurt içi ve yurt dışı gerçek veya tüzel kişileri,

ifade eder.

Temel ilkeler

MADDE 5- (1) Müsteşarlık, bu Esaslar kapsamındaki hizmet alımlarında saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenilirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarda ve zamanında karşılanmasını, kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.

(2) Bu Esaslar kapsamında bütünlük arz eden hizmet alımları kısımlara bölünemez.

(3) Ödeneği bulunmayan hiçbir iş için hizmet alımı yapılmaz.

İKİNCİ BÖLÜM

Proje Konuları ve Seçimi

Proje konuları

MADDE 6- (1) Tahsis edilmiş kaynaklar, sonucundan sadece Müsteşarlığın yararlanmayacağı;

a) İktisadi, sosyal ve kültürel alandaki araştırma ve geliştirme projelerine yönelik hizmet alımları.

b) Yatırım Programında yer alan veya teklif edilen projelerden teknik veya bilimsel açıdan değerlendirilmesine ihtiyaç duyulanlarına ilişkin hizmet alımları.

c) Plan, program ve strateji belgesi gibi politika dokümanlarının hazırlanması ve uygulanması aşamasındaki gerekli araştırma ve geliştirme faaliyetlerine ilişkin hizmet alımları,

ç) İktisadi, sosyal ve kültürel alanlarda uluslararası ikili ve çok taraflı ilişkilerin geliştirilmesi kapsamındaki araştırma ve geliştirme faaliyetlerine ilişkin hizmet alımları, için kullanılır.

Proje konularının seçimi

MADDE 7- (1) Yönlendirme Kurulunca birimlerin teklif ettiği proje kavramsal çerçevesi 6 ncı maddede yer alan konularda özgünlük, bilimsellik, yapılabilirlik, yaygın etki yaratma, ulusal kalkınma öncelikleriyle uyumluluk çerçevesinde değerlendirilir ve uygulanacak ihale usulünü belirlemek suretiyle karara bağlanır.

(2) Müsteşarlık, Yönlendirme Kurulunun sekretarya hizmetlerini yülütmek üzere bir Müsteşarlık birimini görevlendirebilir.

(3) Yönlendirme Kurulu kararı Müsteşar onayına sunulur. Müsteşar onayını müteakip ilgili birimce Proje Yürütme Komitesi oluşturulur ve Proje Koordinatörü belirlenir.

(4) Proje Yürütme Komitesince proje iş tanımı en geç 6 ay içinde hazırlanır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İhaleye Katılım Kuralları

Yaklaşık maliyet

MADDE 8- (1) Hizmet alımlarının ihalesi yapılmadan önce Müsteşarlıkça, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir. Yaklaşık maliyet ihale ve ön yeterlik ilanlarında yer almaz, İsteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.

2) Yaklaşık maliyetin tespitinde;

a) Kamu idareleri tarafından belirlenmiş fiyatlar,

b) Müsteşarlık tarafından gerçekleştirilmiş aynı ve benzer işlere ait fiyatlar ve ücretler,

c) (a) ve (b) bentlerinde belirtildiği şekilde tespit edilememesi halinde, o hizmete ilişkin alınacak fiyat tekliflerinin ortalaması alınmak suretiyle veya konusunda uzman bilirkişi ve ekspertizlerden soruşturularak oluşturulacak fiyatlar esas alınır. Bunlardan herhangi birinin öncelik sırası olmadan da kullanılabilir.

(3) Fiyat araştırması için yapılan araştırmalarda fiyat sorulacak kişi ve kuruluşlara yapılacak olan hizmetin ayrıntılı tarifi yapılır. Fiyatlar katma değer vergisi hariç olmak üzere alınır. Farklı tarihlerde elde edilen yaklaşık maliyet fiyatları Türkiye İstatistik Kurumu tarafından ilan edilen her bir iş kalemi için yayımlanan Üretici Fiyatları Endeksi (ÜFE) rakamları baz alınarak güncellenir.

(4) Yapılan her türlü araştırmaya rağmen, gerçek fiyatları yansıtmadığı düşünülen durumlarda, fiyatlar Müsteşarlıkça gerekçesi açıklanarak resen belirlenir.

(5) Müsteşarlığın, yapılacak hizmete ilişkin gider kalemlerinden bir kısmını kendisinin karşılaması durumunda, yaklaşık maliyet hesabında bu gider kalemlerine ilişkin maliyet rakamları yaklaşık maliyet rakamından düşülür.

(6) Hizmetin özgün niteliği veya ileri teknoloji nedeniyle özel uzmanlık gerektiren ve sadece belirli hizmet sunucularından temin edilmesi durumunda ihale yetkilisinin onayı alınmak suretiyle, yaklaşık maliyet hesabı yapılmadan ihaleye çıkılabilir.

İhaleye katılımda yeterlik kuralları

MADDE 9- (1) İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen belgeler istenebilir.

a) Ekonomik ve mali yeterliğin belirlenmesi için;

1) Bankalardan temin edilecek isteklinin mali durumu ile ilcili bilgi ve belgeler (referans mektubu, teminat mektubu, mevduat hesap dökümü vb.).

2) İsteklinin bilançosu veya bilançosunun gerekli görülen bölümleri (vergi dairesi veya Yeminli Mali Müşavir onaylı son üç döneme ait rapor vb.).

3) İsteklinin iş hacmini gösteren toplam cirosu veya ihale konusu iş ile ilgili taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarını ve işin türünü gösteren bilgi ve belgeler (iş bitirme belgeleri, hak ediş belgeleri vb),

b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

1) İsteklinin, mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak faaliyette bulunduğunu ve teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu kanıtlayan belgeler (Oda sicil kaydı, vekâletname, imza sirküleri vb).

2) İsteklinin ihale konusu iş veya benzer işlerde; hizmet alımları için Müsteşarlık tarafından belirlenecek bedelin en az %70’i oranında gerçekleştirdiği veya denetlediği veyahut yönettiği benzeri işlerle ilgili deneyimini gösteren belgeler (İş Bitirme Belgesi gibi).

3) İsteklinin üretim ve/veya imalat kapasitesine. araştırma-geliştirme faaliyetlerine ve kaliteyi sağlamasına yönelik belgeler (Sanayi Odasından alınan kapasite raporu, işletme belgesi vb).

4) İsteklinin organizasyon yapısına ve ihale konusu işi yerine getirmek için yeterli sayıda ve nitelikte personel çalıştırdığına veya çalıştıracağına ilişkin bilgi ve/veya belgeler (iş sözleşmeleri, personel yeterlilik belgeleri, sigorta aidat belgeleri, özgeçmişler, taahhütnameler, adli sicil kaydı gibi).

5) İhale konusu hizmet alımı işlerinde isteklinin yönetici kadrosu ile işi yürütecek teknik personelinin eğitimi ve mesleki niteliklerini gösteren bilgi ve belgeler.

6) İhale konusu işin yerine getirilebilmesi için gerekli görülen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler (makine ve teçhizat parkı, demirbaş defteri dökümü vb.).

7) İstekliye doğrudan bağlı olsun veya olmasın, kalite kontrolden sorumlu olan ilgili teknik personel veya teknik kuruluşlara ilişkin bilgi ve belgeler.

8) İhale konusu işin ihale/satın alma belgelerinde belirtilen standartlara uygunluğunu gösteren, ulusal veya uluslararası kurallara uygun şekilde akredite edilmiş kalite kontrol kuruluşları tarafından verilen sertifikalar. (TSE, ISO. Patent. Lisans vb.).

9) Evvelce tamamlanan benzer işlerin numuneleri, katalogları, fotoğrafları ve/veya video çekimleri.

(2) Yeterlik değerlendirmesi çerçevesinde Müsteşarlık tarafından istenen yukarıda belirtilen bilgi ve/veya belgelerden ihale konusu işin niteliğine göre hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale/satın alma belgelerinde ve ihaleye ilişkin ilan veya davet belgelerinde belirtilir.

3) İlgili çalışma birimleri, mutat olarak satın alınan hizmetleri piyasaya arz eden firmaların isim ve adreslerini tespit ederek sermaye ve iş kabiliyetleri ile taahhütlerine sadakat durumlarını araştırır ve gerektiğinde ihale komisyonuna bilgi verir.

İhaleye katılamayacak olanlar

MADDE 10- (1) Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı veyahut alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihalelere katılamazlar:

a) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve diğer kanunlardaki hükümler gereğince geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan veya örgütlü suçlardan veyahut kendi ülkesinde ya da yabancı bir ülkede kamu görevlilerine rüşvet verme suçundan dolayı hükümlü bulunanlar.

b) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler.

c) İhale yetkilisi.

ç) İhale konusu işle ilgili her türlü ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevli olanlar.

d) (c) ve (ç) bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve İkinci dereceye kadar kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri.

e) (c), (ç) ve (d) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin %10'undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç).

(2) İhale konusu işin danışmanlık hizmetlerini yapan yükleniciler bu işin ihalesine katılamazlar. Aynı şekilde, ihale konusu işin yüklenicileri de o işin danışmanlık hizmeti ihalelerine katılamazlar. Bu vaşaklar, bunların ortaklık ve yönetim ilişkisi olan şirketleri ile bu şirketlerin sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları şirketleri için de geçerlidir.

(3) Bu yasaklara rağmen ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak alındıysa geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

İhale Yöntemleri ve Uygulaması

Uygulanacak ihale yöntemleri

MADDE 11- (1) Müsteşarlıkça hizmet alımları ihalelerinde aşağıdaki usullerden biri uygulanır:

a) Doğrudan alım yöntemi.

b) Davet yöntemi.

c) Duyuru yöntemi.

Doğrudan alım yöntemiyle yürütülecek projeler

MADDE 12- (1) İlan yapılmaksızın ve teminat alınmaksızın doğrudan alım yöntemine aşağıdaki durumlarda başvurulabilir:

a) Eşik değerin altında kalan hizmet alımları.

b) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi.

c) Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması.

(2) Bu maddede belirtilen hallerde hizmet alımları piyasa araştırması yapılmak suretiyle duyuru ve davet yöntemlerinde belirtilen şartlara tabi olmaksızın doğrudan gerçekleştirilir.

Davet yöntemiyle yürütülecek projeler

MADDE 13- (1) Projeler;

a) Özgün niteliği veya ileri teknoloji nedeniyle özel uzmanlık gerektiren ve sadece belirli hizmet sunucularından temin edilebilecek olması,

b) İhalenin, araştırma ve geliştirme sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelikte olması,

c) İktisadi, sosyal ve kültürel alanlarda uluslararası ikili ve çok taraflı ilişkilerin geliştirilmesi için düzenlenen bir araştırma ve geliştirme faaliyeti olması,

(ç) Önceden öngörülemeyen sosyal ve iktisadi kriz gibi olayların ortaya çıkması üzerine ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması., hallerinde davet yöntemiyle ve bu Esasların 19 uncu maddesinde belirtilen usule göre yürütülebilir.

(2) Davet yönteminde en az iki istekli davet edilir ve fiyat teklifi vermeleri İstenir.

Duyuru yöntemiyle yürütülecek projelerin duyurulması ve tekliflerin alınması

MADDE 14- (1) Bütün isteklilerin teklif verebildiği yöntemdir. Eşik değerin üstünde olmakla birlikte davet usulü dışında uygulanacak projelere ait hizmet alımları bu yöntemle yapılabilir. Bu yönteme göre yapılan ihaleler, ihale tarihinden en az on beş gün önce Kamu İhale Bülteninde ilan edilir. Teklifler ilanda belirtilen süre içinde Müsteşarlığın ilgili birimine teslim edilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Davet ve Duyuru Yöntemlerinin Uygulama İlkeleri

İhale komisyonlarının oluşumu

MADDE 15- (1) İhale yetkilisi biri başkan olmak üzere mali işlerden sorumlu birimden en az iki kişi ve ilgili birimden ihale konusu işin uzmanı en az iki kişinin katılımıyla kurulacak, beş kişiden az olmamak üzere tek sayıda oluşturulacak ihale komisyonunu, yedek üyeler dahil olmak üzere görevlendirir. İhale yetkilisi ihale komisyonunda görev alamaz.

İhale komisyonlarının çalışma şekli

MADDE 16- (1) İhale komisyonları eksiksiz toplanır. Kararlarını çoğunlukla alır, kararlarda çekimser kalınamaz. Toplantıya katılamayacak üyenin yerine, yedek üye katılır. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkanı ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.

(2) Gerekli İncelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının bir örneği ilan veya daveti izleyen üç gün içinde komisyon üyelerine gönderilir.

(3) İhale komisyonu üyeleri oy ve kararlarından sorumludur.

Onay belgesi

MADDE 17- (1) İhale yetkilisinden alınan Onay belgesinde, projenin niteliği, cinsi, miktarı, yaklaşık maliyeti- ödeneğin mevcut olduğu ve uygulanacak ihale yöntemi belirtilir.

İhale işlem dosyası

MADDE 18- (1) İhalesi yapılacak her proje için ilgili harcama birimi tarafından bir işlem dosyası düzenlenir. Bu dosyada onay belgesi, yaklaşık maliyeti, ihale dokümanı, davet mektupları veya yapılmış ise ilan/duyuru/davet metinleri, adaylar veya istekliler tarafından yapılan başvurular, ihale teklifleri ve varsa diğer belgeler, ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler bulunur.

ALTINCI BÖLÜM

Davet ve Duyuru Yöntemlerinde Projelerin Değerlendirilmesi

Tekliflerin hazırlanması ve sunulması

MADDE 19- (1) Duyuru yöntemi ile yapılan ihalelerde teklif mektubu ve istenmiş olması halinde geçici teminata ilişkin belge dâhil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler, davet usulü ile yapılan ihalelerde İse Müsteşarlıkça idari şartnamede belirtilen belgeler ile teklif mektubu ve istenmiş olması halinde geçici teminata ilişkin belge bir zarfa konulur. Teklifler istekliler tarafından imzalanır ve kaşelenir. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligat adresi, teklifin hangi İşe ait olduğu yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve kaşelenir.

(2) Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması zorunludur.

(3) Teklifler ihale saatine kadar Müsteşarlığa teslim edilir. Tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir. Sürenin bitmesinden sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Postadaki gecikme dikkate alınmaz

(4) Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez.

(5) Tekliflerin geçerlilik süresi otuz günden az olmamak kaydıyla Müsteşarlık tarafından ihale dokümanında belirlenir.

Tekliflerin alınması ve açılması

MADDE 20- (1) İhale komisyonunca ihale saatine kadar kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve ihaleye başlanır.

(2) İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve İsteniyor ise teklif mektubu ile geçici teminata ilişkin belgelerin usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Duyuru usulünde bu aşamada: hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca değerlendirilmek üzere oturum kapatılır. Davet usulü ile yapılan ihalelerde davet edilen isteklilerden fiyat da dahil olmak üzere ilk sundukları tekliflerine bağlı kalarak, en son tekliflerini, ihale komisyonunun belirlediği süre içinde sunmaları istenir. İsteklilerin sunduğu ikinci teklifleri açıklanarak bir tutanak ile tespit edilir.

(3) Davet usulü ile yapılan ve ihale dokümanında teknik görüşme yapılacağı belirtilen ihalelerde, ihale komisyonunca yeterliği tespit edilen isteklilerle işin teknik detayları ve gerçekleştirme yöntemleri üzerine görüşme yapılır. Teknik görüşmeler sonucunda şartların netleşmesi üzerine, bu şartları karşılayabilecek isteklilerin teklif mektupları açılarak, fiyat teklifleri açıklanır ve bir tutanak ile tespit edilir. Son aşamada İkinci fıkrada belirtilen yöntem uygulanır.

Tekliflerin değerlendirilmesi

MADDE 21- (1) ihale komisyonu tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerIendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

(2) Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile talep edilmiş ise geçici teminatın usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde önemsiz bilgi eksikliği bulunması halinde, ihale komisyonu tarafından belirlenen sürede isteklilerden eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır.

(3) Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz olan ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

(4) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirlemek üzere alım konusu hizmetin özelliği de dikkate alınarak maliyet, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite, teknik değer ve bilimsellik gibi fiyat dışı unsurlar ve bu unsurların ağırlıkları şartnamede belirtilir. Teklifler bu kriterler ve ağırlıklara göre değerlendirilir. Gerekli hallerde ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklifte belirlenir.

Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptali

MADDE 22- (1) İhale komisyonu kararı üzerine Müsteşarlık, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum bütün isteklilere derhal bildirilir. Müsteşarlık bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez. Ancak, Müsteşarlık isteklilerin talepte bulunması halinde, İhalenin iptal edilme gerekçelerini talep eden İsteklilere bildirir.

İhalenin karara bağlanması ve onaylanması

MADDE 23- (1) 21 inci maddeye göre yapılan değerIendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en uygun teklifi veren isteklinin üzerine bırakılır.

(2) İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir.

(3) İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş işgünü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder.

(4) İhale, kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde geçersiz sayılır.

(5) İhale kararları ihale yetkilisince onaylanmadan önce Müsteşarlık, ihale üzerinde kalan isteklinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 58 inci maddesine göre yasaklı olup olmadığını araştırıp buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır.

Kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi

MADDE 24- (1) İhale sonucu, ihale kararlarının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç işgünü içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil olmak üzere ihaleye teklif veren bütün isteklilere tebliğ edilir.

YEDİNCİ BÖLÜM

Teminat ve Avanslara ilişkin Hükümler

Geçici teminat

MADDE 25- (1) İhalelerde, teklif edilen bedelin %3’ünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır.

(2) Doğrudan alım yöntemiyle yapılacak ihaleler ile ihale dokümanında belirtilmek kaydıyla davet ve duyuru yöntemiyle yapılacak ihalelerde geçici teminat alınması zorunlu değildir.

Kesin teminat

MADDE 26- (1) Taahhüdün sözleşme ve İhale dokümanı hükümlerine uygun olarak verine getirilmesini sağlamak amacıyla, sözleşmenin yapılmasından önce ihale üzerinde kalan istekliden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle %6 oranında kesin teminat alınır.

(2) Sözleşme bedelinde artış meydana gelmesi halinde, artış tutarı üzerinden aynı oranda ek kesin teminat alınır.

(3) Kesin teminat kural olarak yüklenicinin kanunlardan kaynaklanan herhangi bir borcunun (SGK primi, vergi cezası vb.) olmadığının belgelenmesi şartıyla kesin kabulü müteakip serbest bırakılır. Garanti süresinin öngörülmesi halinde ise bu süre dolduktan sonra yüklenicinin sözleşmeden dolayı herhangi bir borcunun veya yükümlülüğünün kalmadığının tespit edilmesi kaydıyla iade edilir.

(4) Doğrudan alım yöntemiyle yapılacak ihaleler ile davet ve duyuru yöntemleriyle kamu tüzel kişileri, üniversiteler ve araştırma gruplarınca yürütülecek araştırma ve geliştirme hizmeti alımlarında ihale dokümanında belirtilmesi kaydıyla kesin teminat alınması zorunlu değildir.

Teminat olarak kabul edilecek değerler   

MADDE 27- (1) Geçici veya kesin teminat olarak kabul edilecek değerler şunlardır:

(a) Türk Lirası.

(b) Bankalar tarafından verilen teminat mektupları.

(c) Müsteşarlık tarafından kabul edilecek diğer değerler.

(2) Kabul edilecek teminat mektuplarının süresi, sözleşme ve varsa garanti sürelerinden az olamaz.

Ön ödeme yapılması

MADDE 28- (1) İdari şartnamede, ihale onayında ve sözleşmede kayıtlı olmak şartıyla isteklilere teminat karşılığında ihale bedelinin %25' ini geçmemek üzere ön ödeme yapılabilir.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Sözleşmeyle İlgili Hükümler

Sözleşme düzenlenmesi

MADDE 29- (1) İhale yetkilisi tarafından ihale kararının onaylanmasını müteakip üç gün içerisinde ihale üzerinde bırakılan istekli sözleşmeye davet edilir. İstekliyle Müsteşarlık arasında, hizmetin niteliğine göre sözleşme yapılır.

Sözleşme ilkeleri

MADDE 30- (1) Bu Esaslara göre düzenlenmesi gereken sözleşmelerde, iş tanımına ve şartnamelere aykırı hükümlere yer verilemez.

Sözleşmede yer alması zorunlu hususlar

MADDE 31- (1) Bu Esaslara göre düzenlenecek sözleşmede aşağıdaki hususların yer alınası zorunludur.

a) İşin adı, niteliği, türü ve miktarı, hizmetlerde iş tanımı.

b) Müsteşarlık ilgili biriminin adı ve adresi.

c) Yüklenicinin adı veya ticaret unvanı, tebligata esas adresi.

ç) Varsa alt yüklenicilere ilişkin bilgiler ve sorumlulukları.

d) Bedeli, türü ve süresi.

e) Ödeme veri ve şartlarıyla avans ve teminat verilip verilmeyeceği, verilecekse şartları ve miktarı,

f) Ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderlerinden hangisinin sözleşme bedeline dahil olacağı.

g) Vergi, resim ve harçlar ile sözleşmeyle ilgili diğer giderlerin kimin tarafından ödeneceği.

ğ) İşin başlangıç, bitiş tarihleri, teslim etme ve teslim alma şekil ve şartları.

h) Gecikme halinde alınacak cezalar.

ı) Mücbir sebepler ve süre uzatımı verilebilme şartları, birim fiyat sözleşme kapsamında yaptırılacak iş artışları ile iş eksilişi durumunda karşılıklı yükümlülükler.

i) Muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar.      

j) İzleme ve değerlendirmeye ilişkin hükümler.

k) Sözleşmede değişiklik yapılma şartları.

l) Sözleşmenin feshine ilişkin şartlar.

m) Yüklenicinin sözleşme konusu iş ile ilgili çalıştıracağı personele ilişkin sorumlulukları.

n) Anlaşmazlıkların çözümü.

o) Projenin başlama tarihi.

ö) Diğer hususlar.

Projelerin izlenmesi

MADDE 32- (1) Müsteşarlık gerekli gördüğü hallerde projenin gelişimini bilimsel, teknik, idari ve mali açılardan İzlemek ve değerlendirmek üzere rapor isteyebilir, yerinde inceleme yapabilir veya proje ekibini bilgi vermek üzere davet edebilir.

Mücbir sebepler

MADDE 33- (1) Mücbir sebep olarak kabul edilebilecek haller aşağıda belirtilmiştir:

a) Doğal afetler.

b) Kanuni grev.

c) Genel salgın hastalık.

ç) Kısmi veya genel seferberlik ilanı.

d) Gerektiğinde Müsteşarlık tarafından belirlenecek benzeri diğer haller.

(2) Süre uzatımı verilmesi, sözleşmenin feshi gibi durumlar da dahil olmak üzere, Müsteşarlık tarafından yukarıda belirtilen hallerin mücbir sebep olarak kabul edilebilmesi için; yükleniciden kaynaklanan bir kusurdan ileri gelmemiş olması, taahhüdün yerine getirilmesine engel nitelikte olması, yüklenicinin bu engeli ortadan kaldırmaya gücünün yetmemiş bulunması, mücbir sebebin meydana geldiği tarihi izleyen yirmi gün içinde yüklenicinin Müsteşarlığa yazılı olarak bildirimde bulunması ve yetkili merciler tarafından belgelendirilmesi zorunludur.

Sözleşme kapsamında yapılacak iş artışı

MADDE 34- (1) Sözleşme konusu işlerde öngörülemeyen durumlar nedeniyle bir iş artışının zorunlu olması halinde artışa konu olan işin;

a) Sözleşmeye esas proje içerisinde kalması,          

b) Asıl işten ayrılmasının teknik veya ekonomik olarak mümkün olmaması,

c) Sözleşme ve şartnamelere hüküm konulmuş olması, şaftıyla zorunlu iş artışına uygun sözleşme bedeli artışı ile aynı yükleniciye yaptırılabilir.

Sözleşmede değişiklik yapılması ve sözleşmenin devri

MADDE 35- (1) Sözleşme imzalandıktan sonra, sözleşmede belirtilen bedelin aşılmaması esastır. Ancak, zorunlu hallerde Müsteşarlık ile yüklenicinin karşılıklı olarak anlaşması kaydıyla işin süresi ve bu süreye uygun olarak ödeme şartları hususlarında sözleşme hükümlerinde değişiklik yapılabilir.

(2) Sözleşme, zorunlu hallerde ihale yetkilisinin yazılı izni ile başka yükleniciye devredilebilir. Ancak, devralacaklarda ilk ihaledeki şartların aranması zorunludur. Ayrıca, isim ve statü değişikliği gereği yapılan devirler hariç olmak üzere bir sözleşmenin devredildiği tarihi takip eden üç yıl içinde aynı yüklenici tarafından başka bir sözleşme devredilemez ve devir alınamaz.

(3) İzinsiz devredilen veya devir alınan veya bir sözleşmenin devredildiği tarihi takip eden üç yıl içinde devreden veya devir alanın sözleşmeleri feshedilerek, devreden ve devir alanlar hakkında, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu hükümleri uygulanır.

Sözleşmenin askıya alınması, feshi ve tasfiyesi

MADDE 36- (1) Sözleşmenin yürütülmesinin geçici olarak imkansız hale gelmesi durumunda yüklenicinin veya Proje Yürütme Komitesinin başvurusu ve Yönlendirme Kurulunun kararı ile sözleşme askıya alınabilir.

(2) Zorunlu nedenlerle veya mücbir sebeplerle yürütülmeleri imkansız hale gelen sözleşmeler, yüklenicinin başvurusu veya Proje Yürütme Komitesinin önerisi ve Müsteşarlığın kararı ile fesih ve tasfiye edilebilir.

(3) Sözleşmenin askıya alınması, fesih ve tasfiye kararları Müsteşar onayı ile sonuçlandırılır.

(4) Bu maddenin birinci, ikinci ve üçüncü fıkralarında belirtilen haller haricinde sözleşmenin feshi ve tasfiyesiyle ilgili hususlarda 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununun 17 nci. 18 inci. 19 uncu, 20 nci, 21 inci, 22 nci ve 23 üncü maddeleri uygulanır.