Belediye Mevzuatının Adresi!
Belediye Mevzuatının Adresi!
BELEDİYELERDE GÜVENLİK SORUŞTURMASI VE ARŞİV ARAŞTIRMASINDA UYGULAMAYA İLİŞKİN ESAS VE USULLER
Samet ÇELİK
İçişleri Bakanlığı Kontrolörü
Giriş
Kamu hizmetine girecek kişiler hakkında güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması yapılması ile ilgili kanun koyucu tarafından 7315 sayılı “Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Kanunu” çıkartılarak 17.04.2021 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Ancak bahse konu kanunla kamu hizmetine girmede kimler hakkında güvenlik soruşturması kimler hakkında arşiv araştırmasının yapılacağı, bu işlemin hangi kurumlar vasıtasıyla yürütüleceği ve toplanan verilerin nasıl ve kimler tarafından değerlendirileceğine dair genel bir çerçeve çizilmiş olup mezkur konu ile ilgili ikincil bir mevzuatsal düzenleme olmadığından güvenlik soruşturması ve arşiv araştırmasında uygulamaya ilişkin esas ve usullerin nasıl olacağına dair uygulayıcılar açısından tereddütler oluşmaktaydı. Bu tereddütleri gidermek için olacak ki “Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Yapılmasına Dair Yönetmelik” 03.06.2022 tarih ve 31855 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Mezkur yönetmelikle güvenlik soruşturması ve arşiv araştırmasının nasıl yapılacağına, bahse konu iş ve işlemlerin hangi birimler tarafından ne şekilde yapılacağına dair gizlilik dereceli birim ve kısımların tespitine ve konu ile ilgili değerlendirme komisyonunun çalışma esas ve usullerine ilişkin uygulamaya dair özellik arz eden hususlar düzenlenmiştir.
Daha önce tarafımca kaleme alınan “Belediyelere Personel Alımında Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Süreci” konulu yazıda; belediyelerde kamu hizmetinin gerekleri doğrultusunda istihdam edecekleri memur, sözleşmeli personel, daimi işçi ve geçici işçiler hakkında sadece arşiv araştırması yapılacağı, ancak 3 sayılı Cumhurbaşkanlığı kararnamesi uyarınca üst kademe yöneticisi sıfatına haiz genel müdür ve daha üst konumda istihdam edeceği memurlar için hem arşiv araştırması hem de güvenlik soruşturmasının birlikte yapılacağı, belediyelere alınacak şirket işçileri hakkında da 2018/11608 sayılı Bakanlar Kurulu Kararının ilgili hükümleri uyarınca sadece arşiv araştırması ya da sadece güvenlik soruşturması yapılabileceği gibi her ikisinin de yapılması bakımından herhangi bir sakınca bulunmadığı belirtilmiştir. Dolayısıyla belediyelerde kamu hizmetine bağlanma bakımından kimler hakkında arşiv araştırması ya da güvenlik soruşturması yapılması gerektiği daha önceki yazımızda detaylarıyla açıklandığından bu yazımızda güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması sürecinin belediyelerde hangi birimler tarafından ne şekilde yapılması gerektiğine ilişkin esas ve usuller 03.06.2022 tarihinde yürürlüğe giren “Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Yapılmasına Dair Yönetmelik” hükümleri çerçevesinde değerlendirilecektir.
Gizlilik Dereceli Birim ve Kısım Oluşturulması
Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Yapılmasına Dair Yönetmeliğin “Gizlilik Dereceli Birim ve Kısımlar” başlıklı 6 ncı maddesinin 1 inci fıkrası uyarınca gizlilik dereceli birim ve kısımlar; kamu kurum ve kuruluşlarında Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre “çok gizli” ve “gizli” dereceli bilgi ve belgeleri oluşturan ve saklayan birimler olarak tanımlanmaktadır. Belediyeler güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması sürecinde uygulamaya ilişkin öncelikle; gizlilik dereceli birim ve kısımlarını mezkur Yönetmeliğin 6 ncı maddesinin 1 inci fıkrası uyarınca belirlemesi gerekmektedir. Ancak gizlilik dereceli birim ve kısımları belirlerken mezkur Yönetmeliğin 6 ncı maddesinin 2 nci fıkrası uyarınca her şartta teftiş ve denetim birimleri, personel birimleri, bilgi işlem birimleri ve özel kalem müdürlükleri gizlilik dereceli birimler arasında olmak zorundadır. Bu birimler dışında başka gizlilik dereceli birim ve kısım belirlenebilir. Ancak belediyeler belirledikleri gizlilik dereceli birim ve kısımları mezkur Yönetmeliğin 6 ıncı maddesinin 3 üncü fıkrası gereğince Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığına bildirmek zorundadır. Bakanlık tarafından yapılan inceleme neticesinde bildirimleri uygun görülenler Cumhurbaşkanlığına iletilecek olup Cumhurbaşkanlığına bildirilen gizlilik dereceli birim ve kısımların mezkur Yönetmeliğin 6 ncı maddesinin 1 inci fıkrasına uygun olduğu tespit edilenler Cumhurbaşkanlığınca İçişleri Bakanlığına, Milli İstihbarat Teşkilatı Başkanlığına ve Emniyet Genel Müdürlüğüne gönderilecektir. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli husus ise Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Yapılmasına Dair Yönetmeliğin “Gizlilik Dereceli Birim ve Kısımların Bildirilmesi ile Devam Eden İşlemler” başlıklı Geçici 1 inci maddesinin 1 inci fıkrası uyarınca mezkur Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği 03.06.2022 tarihinden itibaren gizlilik dereceli birim ve kısımların 60 gün içerisinde Cumhurbaşkanlığına bildirilmesi gerekliliğidir. Dolayısıyla belediyelerin Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Yapılmasına Dair Yönetmeliğin 6 ncı maddesi uyarınca gizlilik dereceli birim ve kısımlarını en kısa sürede (03.06.2022 tarihinden itibaren 60 günü geçirmemek şartıyla) belirleyerek Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığına bildirmeleri gerekmektedir.
Arşiv Araştırması Talep Edilmesi
Güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması sürecinde belediyeler gizlilik dereceli birim ve kısımları oluşturduktan sonra ikinci adım olarak belediyede istihdam edilecek personeller şayet memur (üst kademe yönetici olmamak kaydıyla), sözleşmeli personel, kadrolu işçi veya şirket işçisi ise bunlar hakkında arşiv araştırması, Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Yapılmasına Dair Yönetmeliğin “Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırmasında İzlenecek Yöntem” başlıklı 11 inci maddesinin 2 nci fıkrası uyarınca Emniyet Genel Müdürlüğünden ve/veya mahalli mülki idare amirliklerinden belediye tarafından talep edilir. Şayet belediyede istihdam edilecek personel 3 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi uyarınca genel müdür veya üstü pozisyonda yer alan üst kademe yönetici ise mezkur Yönetmeliğin 11 inci maddesinin 4 üncü fıkrası uyarınca belediye tarafından güvenlik soruşturması talepleri Cumhurbaşkanlığına iletilir ve bunlar hakkındaki güvenlik soruşturması Milli İstihbarat Teşkilatı ve/veya Emniyet Genel Müdürlüğü tarafından yapılır. Belediyeler tarafından talep edilen arşiv araştırması sonuçları en geç 30 iş günü; güvenlik soruşturması talepleri ise en geç 60 iş günü içerisinde kendilerine bildirilir.
Değerlendirme Komisyonu Kurulması
Güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması sürecinde üçüncü aşamada ise güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması neticesinde elde edilen verilerin değerlendirilmesi amacıyla Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Yapılmasına Dair Yönetmeliğin “Değerlendirme Komisyonu” başlıklı 12 nci maddesi uyarınca belediyelerin uhdesinde Değerlendirme Komisyonu kurması gerekmektedir. Belediyelerde Değerlendirme Komisyonu belediye başkanının görevlendireceği bir üst kademe yöneticisinin başkanlığında teftiş/denetim, personel ve hukuk birimleri ile uygun görülecek diğer birimlerden birer üyenin katılımıyla başkan dahil en az beş kişiden ve tek sayıda olacak şekilde teşekkül ettirilir; üye tam sayısıyla toplanır ve kararlarını oy çokluğuyla alır. Değerlendirme Komisyonu, güvenlik soruşturması kapsamında somut olarak gözlemlenemeyen veya doğruluğu denetlemeyen ya da iftira olduğu yahut kin ve düşmanlık gibi saiklerle verildiği açık olan bilgi ve beyanları dikkate almaz. Ayrıca Değerlendirme Komisyonunun gerekli görmesi halinde kendisine iletilen bilgiler hakkında bilginin kaynağını açıklamadan ilgili kişiden de açıklama isteme yetkisine haizdir. Değerlendirme Komisyonu, güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması neticesinde elde edilen ve kendilerine sunulan veriler doğrultusunda kamu hizmetine girmek isteyen kişi hakkında rapor hazırlayıp atamaya yetkili amire sunarak süreci sona erdirecektir. Güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması sürecine ilişkin işlemler Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Yapılmasına Dair Yönetmeliğin “Kişisel Veri Güvenliği ve Gizlilik” başlıklı 14 üncü maddesinin 2 nci fıkrası uyarınca gizlilik esasları çerçevesinde yürütülmek zorundadır. Şöyle ki Değerlendirme Komisyonu kararlarına yönelik işlemler Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikte “gizli” gizlilik dereceli belgeler için belirtilen hükümlere göre yürütülecektir. Son olarak güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması neticesinde elde edilen kişisel verilerin, işlenme amacının ortadan kalkması durumunda ya da her halde iki yıl sonunda Değerlendirme Komisyonu tarafından Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Yapılmasına Dair Yönetmeliğin 15 inci maddesinin 1 inci fıkrası uyarınca silinmesi ve yok edilmesi gerekmektedir. Ancak bu verilere karşı dava açılması durumunda bu veriler karar kesinleşmeden silinemez ve yok edilemez.
Sonuç
Belediyelerde güvenlik soruşturması ve arşiv araştırmasında uygulama ilişkin esas ve usulleri üç aşamada tasnif etmek gereklidir. İlk aşamada belediyelerin gizlilik dereceleri birim ve kısımlarını belirlemesi gerekmektedir. Bu gizlilik dereceli birim ve kısımlarda; Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Yapılmasına Dair Yönetmeliğin 6 ncı maddesinin 2 nci fıkrasından kaynaklı olarak teftiş ve denetim birimleri, personel birimleri, bilgi işlem birimleri ve özel kalem müdürlüklerinin mecburen olması gerekirken belediyeler bu birimlere ek olarak da başka gizlilik dereceli birim ve kısım belirleyebilmektedirler. Belediyeler belirledikleri gizlilik dereceli birim ve kısımları Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığına bildirmek zorundadır. Ancak burada mezkur Yönetmelik bildirime ilişkin kısıtlayıcı bir süre koyarak bahse konu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği 03.06.2022 tarihinden itibaren 60 gün içerisinde gizlilik dereceli birim ve kısımların Cumhurbaşkanlığına bildirilmesi gerekmektedir. Dolayısıyla belediyelerin gizlilik dereceli birim ve kısımlarını en kısa sürede (03.06.2022 tarihinden itibaren 60 günü geçirmemek şartıyla) belirleyerek Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığına bildirmeleri gerekmektedir.
Belediyeler gizlilik dereceli birim ve kısımları oluşturduktan sonra ikinci aşamada; belediyede istihdam edilecek personel şayet üst kademe yöneticisi olmayan memur, sözleşmeli personel, kadrolu işçi veya şirket işçisi ise bunlar hakkında arşiv araştırması talebi Emniyet Genel Müdürlüğünden ve/veya mahalli mülki idare amirliklerinden; belediyede istihdam edilecek personel üst kademe yöneticisi ise bunlar hakkında talep edilecek güvenlik soruşturması talebi Cumhurbaşkanlığına iletilir ve haklarındaki güvenlik soruşturması Milli İstihbarat Teşkilatı ve/veya Emniyet Genel Müdürlüğü tarafından yapılır. Belediyeler tarafından talep edilen arşiv araştırması sonuçları en geç 30 iş günü; güvenlik soruşturması talepleri ise en geç 60 iş günü içerisinde kendilerine bildirilir.
Son aşamada ise, güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması neticesinde elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi amacıyla belediyeler uhdesinde belediye başkanının görevlendireceği bir üst kademe yöneticisinin başkanlığında teftiş/denetim, personel ve hukuk birimleri ile uygun görülecek diğer birimlerden birer üyenin katılımıyla başkan dahil en az beş kişiden ve tek sayıda olacak şekilde Değerlendirme Komisyonu teşekkül ettirilir. Değerlendirme Komisyonu, güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması neticesinde elde edilen ve kendilerine sunulan veriler doğrultusunda kamu hizmetine girmek isteyen kişi hakkında rapor hazırlayıp atamaya yetkili amire sunar ve süreç nihayete erdirilir.
Sonuç olarak, güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması sürecinde uygulamada özellikle dikkat edilmesi gereken husus tüm sürecin gizlilik esasları çerçevesinde yürütülmesi gerekliliğidir. Gerek Değerlendirme Komisyonu tarafından yapılan iş ve işlemler gerek güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması sürecinde ilgili kurum ve kuruluşlarla yapılan yazışmalarda gizliliğin esas olduğu unutulmamalıdır.
